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特別研修に伴う手続きについて

1.研修前の手続き
 
提出書類
提出先
提出期限
その他注意事項
国内
1.申請時
・特別研修申請書(Word
 ※研究支援費を申請する場合は、
以下の書類を添付して下さい
 ◆申請の前に必ず確認→(研究支援費について
・健康状態申告書(Word
・研究支援費申請額内訳書(Word
・役務費(謝金含む)使用説明書(Word
 ※該当する場合のみ
各所属事務室
・研究院事務課(5555)
  ok

・AA研事務室(5600)
 kenkyu-zenkoku
学内で定める日
1.申請にあたっては、必ず研究支援費の使用可能項目を確認してください。
 ※一番左の欄の(研修支援費について)参照
 役務費の使用については説明書が必要となります。


2.チケット予約等の手続き及び支払は、研修者本人が行って下さい。

3.書類提出後、内容を変更する必要が生じた場合は、速やかに変更後の書類を各所属事務室まで提出して下さい。

4.不在中の職務の補充等の処置(授業及び課程の対応等)については、研修者本人が責任をもって各部署と連携を取って行って下さい。

【問い合わせ先】
○制度全般に関すること
 人事労務課給与共済係(5538)
 jinji-kyuyo
○研究支援費に関すること
 会計課調達経理係(5138)
 kaikei-chotatsukeiri

※研究支援費の中で役務費(謝金を含む)を使用する場合には、必ず研修前に申請用紙を会計課調達経理係から受け取って下さい。

2.決定後
・日程表(Excel
・特別研修説明書(Word)(記入例
・特別研修連絡先届(Word)(記入例
・同意書(Word
 ※研修費を支給されない場合は不要

研修開始日の
1ヶ月前

海外
1.申請時
・特別研修申請書(Word
 ※研究支援費を申請する場合は、
以下の書類を添付して下さい
 ◆申請の前に必ず確認→(研究支援費について
・健康状態申告書(Word
・研究支援費申請額内訳書(Word
・役務費(謝金含む)使用説明書(Word
 ※該当する場合のみ
 
各所属事務室
・研究院事務課(5555)
  ok

・AA研事務室(5600)
 kenkyu-zenkoku
学内で定める日
2.決定後
・日程表(Excel
・特別研修説明書(Word)(記入例
・特別研修海外連絡先届(Word)(記入例
・同意書(Word
 ※研修費を支給されない場合は不要
 ※事前に航空券を購入した際の
 精算については、3を参照
研修開始日の
1ヶ月前
※各事務室は書類を受け取ったら、必要書類を確認の上、人事労務課(5538)へ提出して下さい。
 
2.研修終了後の手続き
 
提出書類
提出先
提出期限
その他注意事項
国内
・特別研修実施報告書(Word 各所属事務室
・研究院事務課(5555)
  ok

・AA研事務室(5600)
 kenkyu-zenkoku

研修終了後
2週間以内

※特別研修実施報告書は理事・副学長会議で報告しますので、詳細にご記入ください。

海外
・特別研修実施報告書(Word
・パスポートの写し
 (出国、帰国印の押してあるページ)
・航空券の半券もしくは搭乗証明書
共通

・海外渡航費の精算書類
・研究支援費の精算書類
※詳細は3を参照

研修終了後
2週間以内
※3月研修終了者に
ついては1週間以内

※研修終了後速やかに提出して下さい。
 書類の提出が遅れると、支払いも遅れます。

※3月研修終了者については、4月上旬に年度予算の締めが発生し、経費の精算が困難となりますので、2月末までに、一度今まで使用した研究支援費の領収書等を必ず提出して下さい。(提出がない場合、精算が出来なくなりますのでご注意下さい。)

※各事務室は書類を受け取ったら、必要書類を確認の上、人事労務課(5538)へ提出して下さい。特別研修制度に関する規程第12条第2項にある研究成果等は一覧表等を電子データでご提出ください。
 (精算書類は会計課へ、写しを人事労務課へ提出のこと。)


3.海外渡航費及び研究支援費の精算について
(1)海外渡航費  問い合せ先:人事労務課給与共済係(5538)、E-mail:jinji-kyuyo
・海外渡航費は、研修目的地までの往復航空券代及び旅費規程第31条に規定する旅行雑費(空港使用料、旅券発券手数料等)のみの支給になります。空港までの電車賃等の支払はありません。領収書の額をそのまま支給いたします。
・使用できる等級は旅費要項に準じます。
・私的理由によるキャンセル料は支給しません。
【必要書類】
概算払い(事前)
精算払い(事後)

1.研修前
(1)領収書
※ネット等でクレジットカードで購入した場合:Eチケットの控え、引き落とし明細の写し等領収金額を証明するもの
(2)旅行代理店を利用して購入した場合:見積書、請求書
(3)立替金請求書(海外渡航費用)(Excel
※請求先を大学宛とし、旅行会社へ支払う場合は不要
<注意事項>
・一番上の金額欄には、往復の航空賃の合計額を記入して下さい。
(領収書の航空賃の額のみ記入。クレジットカードで購入した場合は、引き落とし明細の額を記入して下さい。)

・表の中の金額欄には、往復で購入した場合には1行にその金額を、往路復路を分けて購入した場合には、それぞれの金額を記入して下さい。
・立替払いをした理由を記入して下さい。

2.帰国後
(4)パスポートの写し(出入国印のあるページ)
(5)航空券の半券もしくは搭乗証明書

(1)領収書
※ネット等でクレジットカードで購入した場合:Eチケットの控え、引き落とし明細の写し等領収金額を証明するもの
(2)旅行代理店を利用して購入した場合:見積書、請求書
(3)立替金請求書(海外渡航費用)(Excel
<注意事項>
・一番上の金額欄には、日本円での往復の航空賃の合計額を記入して下さい。
(領収書の航空賃の額のみ記入。クレジットカードで購入した場合は、引き落とし明細の額を記入して下さい。)
・表の中の金額欄には、往復で購入した場合には1行にその金額を、往路復路を分けて購入した場合には、それぞれの日本円と現地通貨の額を記入して下さい。
・現地通貨を日本円に換算する場合は、支払決済日のレートを基に計算して下さい。
 ダウンロードはこちらから
・立替払いをした理由を記入して下さい。

(4)支払決済日の現地通貨レートの写し
(5)パスポートの写し(出入国印のあるページ)
(6)航空券の半券もしくは搭乗証明書

(2)研究支援費
・原則立替払いとする。
領収書のないものについては、支払いできませんのでご注意下さい。
精算においては、図書と図書以外に分けて立替金請求書を作成して下さい。
領収書は、研修で精算するもののみの領収書として下さい。(クレジットについても同様)
 ※私物が混在した領収書については、税金等は支払えませんのでご注意下さい。
・配分額が使用上限となりますので、それを超えた場合は自己負担となります。
・申請書に明記された経費のみ使用可(残額が生じても他の経費に流用することはできません。)

必ず確認研究支援費について

【必要書類】
◇図書以外 ※問い合せ先:会計課調達経理係(5138)、E-mail:kaikei-chotatsukeiri

1.立替金請求書(研究支援費用(図書以外))(Excel
 記入例に従って、研究支援費で使用したものを記入して下さい。

2.各経費の精算に必要な書類
(1)調査旅費(国内及び海外)
 純粋な航空賃、電車賃等の公共交通利用のみの支給で、日当、宿泊料等の支給はありません。
○航空賃
 ・領収書
 ※ネット等でクレジットカードで購入した場合:Eチケットの控え、引き落とし明細の写し等領収金額を証明するもの
 ・旅行代理店を利用して購入した場合:見積書、請求書
 ・航空券の半券もしくは搭乗証明書
○電車、バス賃
 ・領収書

(2)役務費(謝金を含む)
 事前に説明書を提出し、使用が認められたもののみ可。
 研修の趣旨に合致しており、必要に応じて成果を確認できることが前提。
○謝金の申請書(研究補助等申請書)
 ※会計課調達経理係で様式を配布いたしますので、必ず研修前に受け取って下さい。
○領収書
○その他必要と思われる書類

(3)その他の費用(消耗品費等)
○領収書
○その他必要と思われる書類

 
◇図書 ※問い合せ先:学術情報課総務係(6193)、E-mail:tosho-soumu

1.立替金請求書(研究支援費用(図書))(Excel
 記入例に従って、研究支援費で使用したものを記入して下さい。

2.各経費の精算に必要な書類
(1)図書購入費
○領収書(品名、金額が記載されたもの)
 ※クレジットカードで購入した場合
 ・引き落とし明細の写し(決裁レートが載っているもの)
 ・購入時のレシート
 ※ネットで購入した場合
 ・引き落とし明細の写し(決裁レートが載っているもの)
 ・注文時のメールの写し(品名、金額が記載されたもの)
 ・納品書(品名、金額が記載されたもの)

 ・領収書は、研修で精算するもののみの領収書として下さい。(クレジットについても同様)
  ※私物が混在した領収書については、税金等は支払えませんのでご注意下さい。

○購入図書の表紙の写し
○その他必要と思われる書類

(2)図書郵送料
○領収書(図書を郵送した内容が分かるもの)
○その他必要と思われる書類